A organização da agenda médica é essencial para uma clínica de sucesso. Afinal, é com base nela que conseguimos mensurar como anda a saúde do negócio. Uma agenda vazia pode indicar algum problema na captação de pacientes, por exemplo. E é por isso, que prestar atenção a essa poderosa ferramenta é primordial.
Contudo, para conseguir mensurar resultados, é preciso primeiro organizar as informações. E começar pela agenda é um passo mais que assertivo.
Pensando nisso, separamos aqui algumas dicas para você, médico e gestor, conseguir organizar a sua agenda e levar sua clínica a ter mais produtividade.
Vamos lá?
Conheça seu fluxo de pacientes
Pode parecer óbvio, mas conhecer bem o seu fluxo de pacientes é uma das dicas mais importantes quando falamos de organização da agenda médica. Afinal, é com esse conhecimento que você vai melhor gerenciar o seu tempo e aumentar a produtividade na sua clínica.
Portanto, conhecer a sua rotina de trabalho é essencial para garantir um ambiente organizado, e a otimização da sua agenda. Nesse sentido, as principais dicas são calcular a quantidade de atendimentos por dia, bem como o tempo médio de atendimento por paciente e por tipo de procedimento.
Com essas informações em mãos, você conseguirá realizar a gestão da agenda da sua clínica de forma mais eficaz. Isso porque sabendo dessas informações, marcar consultas e retornos ficará muito mais fácil, evitando também a formação de filas de espera na sua clínica.
Esteja preparado para imprevistos
Imprevistos fazem parte do dia a dia de qualquer negócio. E médicos e profissionais da saúde sabem muito bem como um imprevisto pode bagunçar a agenda de atendimentos do dia.
Por isso, além de tomar medidas para reduzir o risco de faltas, é preciso sempre estar preparado para imprevistos para não sair no prejuízo. Algumas medidas que podem preparar você e a sua equipe para imprevistos são:
- Confirmação de consulta no mínimo um dia antes do atendimento.
Com isso, caso seu paciente não possa comparecer, você não é pego de surpresa e consegue encaixar outro atendimento no tempo vago. Assim, não há prejuízos para você ou para algum paciente que esteja aguardando um encaixe na sua agenda.
- Programe seu dia de acordo com o tipo de consulta
Para que o seu dia a dia seja sempre organizado, é preciso que você planeje a sua agenda de acordo com o tipo de consulta a realizar. Alguns procedimentos demandam mais tempo, e por isso é necessário saber gerenciar a sua agenda para melhor aproveitar o seu dia. É melhor atender menos pacientes, mas com atenção e qualidade, do que precisar correr nas consultas.
- No agendamento, dê mais de uma opção de dia e horário
É muito importante dar mais de uma opção de dia e horário de atendimento ao seu paciente sempre que possível. Isso vai evitar que seu ele falte, o que reduz a probabilidade de você e sua equipe serem pegos de surpresa.
Aprenda a priorizar
Outra dica muito prática para organização da agenda médica, é saber priorizar. Essa dica vai muito de encontro com o planejamento do seu dia. É importante conseguir visualizar os pacientes que você vai atender no dia e saber qual tipo de consulta te espera.
Uma consulta de rotina, por exemplo, é muito mais simples e rápida do que um exame mais complexo. Por isso, é importante definir prioridades na hora de agendar seus pacientes, levando em consideração o tempo médio dentro da sua sala.
Para isso, o ideal é definir um tempo mínimo para cada tipo de consulta, tendo em mente quais possíveis procedimentos podem acontecer no desenrolar do atendimento. Com isso, a gestão de tempo da sua clínica é otimizado, garantindo maior produtividade. Tudo isso, sem contar nos benefícios de manter sua agenda ainda mais organizada.
Tenha uma agenda virtual
Apostar em uma agenda virtual pode ser muito benéfico para a organização da sua clínica. Uma das principais vantagens de uma agenda online é a facilidade no acompanhamento de consultas, por meio do celular, computador ou tablet.
Além disso, esse tipo de ferramenta permite que você realize alterações de forma muito mais rápida e sem burocracia. Outra vantagem, e talvez uma das mais interessantes quando falamos de organização, é a centralização de informações.
Diferente de agendas físicas, a agenda online consegue estruturar e manter informações sobre todos os agendamentos em um único lugar. Além disso, algumas agendas online possuem agendamento periódico.
Ou seja, você consegue marcar as consultas futuras de um paciente em um único dia. Assim, é possível visualizar a programação da semana e até mesmo do mês de forma muito mais simples.
Tudo isso te ajuda a prever possíveis gastos, imprevistos e até mesmo na reposição de estoque na sua clínica médica. Que tal experimentar uma agenda online totalmente voltada para as suas necessidades?
O Doctor Max é um software de gestão para clínicas médicas que possui agenda médica online com agendamento periódico, prontuário eletrônico, cadastro de pacientes e muito mais. Com a agenda Doctor Max, você consegue diminuir faltas, agendar teleconsultas e ainda configurar agendas por profissional.
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Agradecemos a sua leitura e até a próxima!
