A agenda médica, é a ferramenta que assegura a organização do consultório, pois é através dela que os dentistas e secretárias organizam o dia a dia do estabelecimento médico.
Porém, não é apenas para a organização que a agenda pode ser usada. Já parou para pensar que o seu uso pode ir além da disposição e da sequência de tarefas em um dia de trabalho?
É justamente sobre isso que iremos discutir neste artigo: o uso da agenda para gestão financeira da clínica e precificação das suas consultas médicas.
A agenda pode ser utilizada como um termômetro que mede a saúde financeira do consultório odontológico. A premissa é simples, certo? Agenda cheia significa receitas altas e agenda vazia é sinal de perigo.
O raciocínio está correto, mas nem sempre uma agenda cheia é sinônimo de lucros crescentes. A melhor forma de aumentar a receita é saber precificar corretamente os procedimentos odontológicos realizados na clínica.
A agenda pode ser usada nesse processo fundamental de precificação e determinar quantos pacientes devem ser atendidos em um dia normal de trabalho. Transforme a agenda médica em não apenas uma aliada para a organização do consultório, mas como uma peça essencial para a gestão.
A agenda e a receita
Ticket médio: o que é e como calcular?
Custos operacionais: é preciso ficar de olho
A agenda como ferramenta de gestão
Como a agenda pode impactar a precificação?
A agenda e a receita
Um dos grandes segredos de clínicas médicas bem-sucedidas é a integração e centralização de dados, funcionalidades de um sistema eletrônico de gestão. A tecnologia vem sendo aplicada cada vez mais no universo da saúde.
Isso não se aplica somente aos procedimentos sofisticados, mas a modernização começa logo na porta de entrada. Ter um instrumento manual e em papel já faz parte do passado. Vamos analisar o exemplo da agenda.
Esse instrumento não deve ser visto apenas como algo a ser usado para a organização. Seu uso pode ir muito mais longe e saber usar a agenda como ferramenta de gestão vai fazer toda a diferença.
Observe como a agenda é utilizada na sua clínica. É apenas uma ferramenta para a secretária marcar horários? Se a resposta for positiva, está na hora de pensar em opções mais tecnológicas e modernas.
Mas, como a agenda pode ajudar a garantir a saúde financeira da clínica? Suponhamos que exista um valor fixo para cada hora trabalhada do dentista e que esse valor contempla custos operacionais e lucro.
É válido ressaltar que o valor por hora irá variar de acordo com a agenda, pois em casos de períodos ociosos, desistências e faltas nas consultas, o valor deve ser recalculado para que o lucro e a cobertura dos custos operacionais continuem assegurados.
Essa é uma prática saudável para o setor financeiro e deve ser aplicada em clínicas médicas. Dessa forma, o processo de organização deve ser o mais preciso possível.
Em decorrência disso, pensar em maneiras para garantir um agendamento eficiente podem impactar positivamente a geração de receitas da clínica, como:
- Confirmação das consultas previstas para acontecer em determinado dia, via telefonema ou mensagem instantânea;
- Em casos de cancelamentos de horários, procure ser ágil para encaixar e remanejar pacientes para não perder aquele agendamento;
- Controlar a taxa de desistência para incluir essa porcentagem em orçamentos futuros;
- Assinar um sistema de gestão para otimizar esses processos, que podem ocorrer automaticamente de modo a otimizar o tempo de toda a equipe;
- Faça uso de uma agenda online, para ter um melhor acompanhamento desses dados (consultas realizadas, canceladas e remanejamento);
Diante disso, fica fácil perceber como a agenda é essencial para a gestão financeira e, até mesmo, determinar a precificação de orçamentos no consultório odontológico.
Além disso, a agenda deve ser um instrumento utilizado para o cálculo do ticket médio dos pacientes na clínica. Mas, o que é isso?
Ticket médio: o que é e como calcular?
Você sabe se a clínica está gerando lucros ou não? Determinar o ticket médio dos pacientes é fundamental para entender qual é a capacidade do estabelecimento médico em aumentar a receita.
Trata-se de um número que representa uma média do custo para manter um paciente através de diferentes procedimentos.
Para obter esse valor, basta dividir o faturamento total pela quantidade de pacientes atendidos em um determinado período (dia, semana ou mês).
Para saber a quantidade de pacientes atendidos, é preciso ter uma agenda organizada, certo? Nesse ponto, a agenda deixa de ser um objeto de organização e se torna essencial para a gestão financeira.
Além do mais, para ter um ticket médio ainda mais próximo da realidade, é possível fazer a segmentação dos procedimentos praticados na clínica Sejam consultas ou exames, e obter o ticket médio para cada um deles.
Ter um ticket médio elevado significa que a saúde financeira do consultório está em dia. Então, como conseguir elevar essa média? Confira algumas dicas:
- Tenha uma agenda eletrônica para uma melhor organização e cálculo desse valor;
- Invista naqueles procedimentos que estão trazendo mais resultados para a clínica;
- Considere ofertar serviços diferenciados, afinal quanto mais opções são oferecidas aos pacientes, mais as chances de conseguir concretizar a venda;
- Nesse sentido, pense em áreas da clínica que são promissoras para sempre trazer novidades e manter pacientes interessados;
- Preze pela fidelização dos clientes que já realizaram procedimentos no consultório e pela conquista de novos e isso só será possível ao proporcionar o melhor atendimento ao público.
É preciso ter em mente que se o médico sabe o quanto pode atender em um dia, todo o processo de precificação será facilitado. Por isso, a agenda é tão importante para a gestão, quanto para a organização.
Custos operacionais: é preciso ficar de olho
Precificar os procedimentos da sua clínica corretamente é a melhor forma de garantir um fluxo de caixa saudável.
Para isso, determinar os custos operacionais, isto é, as despesas recorrentes e que são essenciais para manter a clínica em funcionamento, é fundamental.
Manter essas despesas em um nível moderado é crucial para a geração de lucros e precificação dos procedimentos.
Primeiramente, saiba quais são as despesas fixas e variáveis do seu consultório. Faça uma lista e certifique-se que não esqueceu de nada. Pense nos seguintes critérios:
- Salários de funcionários;
- Contas de luz, água, energia e internet;
- Insumos para procedimentos;
- Conta de telefone;
- Taxas e mensalidades que precisam ser pagas;
- Impostos;
Depois, com a relação detalhada em mãos, pense naquelas valores que podem ser reduzidos.
Por exemplo, se a clínica dispõe de um sistema de gestão online, é possível reduzir gastos em papelaria e telefonia, o que pode impulsionar suas margens de lucro.
Se você ainda não tem um sistema de gestão, considere a utilização de um, pois o investimento traz resultados positivos no médio e longo prazo, além de otimizar a organização da clínica.
A agenda como ferramenta de gestão
Uma gestão de sucesso é indispensável para a clínica médica. Tal premissa é válida não apenas para o funcionamento interno do consultório, mas isso reflete diretamente no atendimento ao paciente.
A agenda é uma ferramenta que deve ser usada na gestão, pois:
- Permite ao gestor controlar índices de cancelamentos e agendamentos: acompanhar de perto essas métricas possibilita o reconhecimento de padrões em cancelamentos e períodos de entrada de novos pacientes, assim o gestor é capaz de traçar novas estratégias para sanar alguma dificuldade e manter o que vem mostrando resultados;
- Mostra o tempo médio de cada consulta: saber quanto tempo o dentista precisa para realizar determinado procedimento e fazer a precificação de forma acertada é essencial para garantir que a taxa de lucro não seja comprometida;
- Calcula a taxa de ocupação da clínica: ter conhecimento de quantas salas para consultas estão disponíveis na clínica e quais delas estão ocupadas ou não no mesmo horário ajuda para que o ticket médio aumente consideravelmente.
Diante disso, podemos perceber que a gestão e seus processos devem ser feitos com o auxílio da agenda. Automatizar agendamentos através de um sistema de gestão irá impactar positivamente a clínica ou consultório médico.
Como a agenda pode impactar a precificação?
Muito melhor e mais produtivo do que utilizar papel e planilhas, o agendamento online facilita um dos processos mais essenciais da clínica: a precificação dos procedimentos.
A precificação correta é o passo mais importante para uma gestão financeira realmente efetiva.
Depois de saber qual é a margem de lucro pretendida e ter conhecimento de custos fixos e variáveis, sem esquecer de realizar uma análise do mercado e da situação financeira atual da clínica, chegou o momento de precificar seus serviços. Ainda, não esqueça de ter a agenda ao lado, pois irá precisar dela.
Para ter uma precificação justa, some os custos mais a margem de lucro pretendida. Depois, realize a divisão desse valor pelas horas trabalhadas do profissional da medicina.
Lembre-se que cada tratamento tem uma duração específica, e isso deve ser levado em conta nesse cálculo.
Por isso a agenda deve estar disponível no momento de precificação, pois ela traz as informações de quais foram os procedimentos realizados em um dia e a duração de cada um deles.
Sendo assim, considere adotar uma agenda online integrada a um sistema completo para sua clínica. A tecnologia é a melhor aliada de um médio que busca o sucesso do seu negócio.
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