A produtividade é um fator que impacta uma clínica em diversos setores. Seja no atendimento, nas consultas ou na gestão, ela resulta em mais lucratividade no fim do mês e um dia a dia mais tranquilo.
Agilidade aliada a qualidade: esta é a fórmula da produtividade. Por isso, a busca por ambos é tão intensa por grande parte dos gestores. Só que em meio a tantos deveres, o controle dos processos administrativos acaba ficando de lado e isso pode trazer sérios prejuízos a longo prazo.
Contudo, é inegável que uma gestão efetiva é uma gestão organizada e produtiva!
Portanto, eliminar os papéis das mesas, investir em tecnologias para não consumir tanto espaço com prontuários e informações, até otimizar aquele processo diário de fluxo de caixa e agendamento de consultas, é o primeiro passo para aumentar sua produtividade.
E além de prezar pela organização, existem também outras dicas que são consideradas chave para melhorar a produtividade e o fluxo de trabalho no consultório.
Confira dicas práticas para aumentar a produtividade da sua clínica:
1. Use KPI’s para analisar sua produtividade
2. Tenha o hábito de realizar pesquisas de satisfação
3. Padronize processos para aumentar sua produtividade
5. Disponibilize serviços online e garanta mais produtividade
1. Use KPI’s para analisar sua produtividade
KPI é a sigla para Key Performance Indicator. Em português significa “Indicador-chave de Performance”. Ele é uma relação entre duas grandezas utilizada para saber o resultado de ações, campanhas e iniciativas. Exemplos práticos de KPI’s que podem ser aplicados no seu consultório são:
- Número de consultas agendadas por cada atendente;
- Tempo gasto em cada consulta;
- Quantidade de pacientes atendidos por médico;
- Índice de satisfação dos pacientes.
Mas para tirar o melhor proveito dos KPI’s, é necessário saber usá-los. Primeiramente, é preciso entender que eles não funcionam sozinhos, ou seja, os indicadores são complementares na hora de fornecer informações valiosas para sua clínica.
Por exemplo: se o número de pacientes atendidos por médico está alto, isso pode resultar numa falsa percepção de que o consultório está sendo produtivo. Mas isso só irá se confirmar se o índice de satisfação dos pacientes também estiver alto. Afinal, de que adianta atender muitos pacientes se eles saem insatisfeitos? Isso não pode ser considerado produtividade, concorda? A produtividade sempre deve vir atrelada à qualidade.
Portanto, planeje bem os KPI’s utilizados para mensurar o trabalho na sua clínica e faça uma análise cuidadosa dos valores, interpretando-os em conjunto para compreender a verdadeira realidade do seu consultório médico.
Saiba mais sobre isso no artigo: Indicadores para clínicas: como você analisa a sua gestão?
2. Tenha o hábito de realizar pesquisas de satisfação
Acabamos de falar da satisfação do paciente como um KPI importante para a gestão da clínica. Mas as pesquisas de satisfação são ferramentas tão poderosas para uma gestão consciente, que seus resultados, mesmo que ainda brutos, podem ser cruciais para tomadas de decisões.
Isso porque, dependendo da pesquisa realizada, podem ser pontuadas falhas importantes no atendimento da clínica que merecem atenção.
Então, além de serem importantes para avaliar a produtividade do trabalho, os resultados são fundamentais para garantir que o nível de qualidade do serviço esteja dentro do pretendido.
A pesquisa de satisfação obviamente deve ser realizada após a consulta do paciente e existem algumas opções para sua aplicação. O paciente pode responder ao questionário presencialmente, na saída da sua consulta, ou com muito mais comodidade pela internet. As perguntas podem ser enviadas por e-mail ou SMS.
Para facilitar ainda mais, existem programas específicos para auxiliar na aplicação e até no tratamento dos resultados.
O Google Forms, por exemplo, é um deles. Totalmente gratuita, essa ferramenta do Google já computa as respostas e as organiza em gráficos para facilitar a visualização e interpretação dos dados.
3. Padronize processos para aumentar sua produtividade
A padronização de processos é fundamental para criar uma rotina de trabalho produtiva que otimize o tempo de todos os funcionários sem perder nada da qualidade.
Este princípio de organização e produtividade também deve ficar muito claro para as pessoas que trabalham com você. Afinal, é um esforço que deve acontecer de forma conjunta, já que impacta o trabalho diário de todos dentro da clínica ou consultório médico.
Pense em tudo o que acontece hoje na clínica médica: as primeiras consultas, as reconsultas, os exames, procedimentos e tudo mais. Então estipulem um processo para cada etapa do atendimento ao paciente. Isso vai garantir que nenhum detalhe seja esquecido, aumentando a satisfação dos seus clientes.
Rever o passo-a-passo de todos os serviços pode parecer uma tarefa boba ou simplesmente exaustiva, mas ao pensar neles com todo o seu time provavelmente aparecerão dúvidas e essa é a melhor hora para solucioná-las.
Existem ainda algumas boas táticas para ajudar na organização dos processos da clínica a fim de torná-los mais produtivos. Acompanhe:
Agenda online
Uma das maneiras de organizar sua clínica é com uma agenda médica. Melhor ainda se for sua versão digital, pois ela garante a acessibilidade do médico e da secretária, além de prevenir erros humanos e economizar espaço e tempo no consultório.
Uma agenda organizada garante que a equipe do consultório também esteja organizada. Portanto, padronize seus horários por tipo de consulta, lugares de atendimento e horários que o médico está realmente disponível para consultas. Isso vai ajudar a organizar sua agenda em um primeiro momento, evitando atrasos ou confusão de agendas. Estipule então, um tempo determinado para cada tipo de consulta.
Organizar a agenda do médico é importante, mas não esqueça também da agenda da secretária. Ela também requer atenção. Organize as folgas de todos da equipe, de acordo com o número de atendimentos por dia.
Se atenha aos dias com maior volume de atendimentos e faça escalas que não prejudiquem o andamento das atividades. No fim de todos os dias, crie como hábito ver como será o dia seguinte, para organizar os atendimentos na clínica médica.
Também é importante que o médico e a secretária tenham acesso à agenda de qualquer lugar e nisso a agenda online pode ser de grande ajuda, como dissemos anteriormente.
Essa organização da agenda vai permitir que sua equipe tenha muito mais produtividade, pois planejar seu dia a dia facilita e muito os processos necessários para o funcionamento da sua clínica.
Checklists:
Checklists são grandes aliados na hora de organizar processos. Ainda mais hoje em dia, com tantas ferramentas à nossa disposição para ajudar nessa tarefa.
A tecnologia de que dispomos possibilita a criação de listas utilizando ferramentas que, além de manter tudo mais organizado, ajudam a lembrar das pequenas tarefas e facilitam a vida de toda sua equipe médica.
Elas também vão te ajudar a não esquecer dos seus afazeres na rotina do consultório. Por vezes assuntos urgentes aparecem para se resolver e acabam passando por cima de tarefas rotineiras que não podem ser esquecidas. Ou então aquela tarefa simples que precisa ser feita, mas foi deixada para depois.
Por isso, um check-list é tão útil: ele vai te ajudar a organizar suas tarefas e seu consultório vai ficar muito mais produtivo. Existem diversas ferramentas e aplicativos para computadores e smartphones que podem ser úteis nessa função.
Afinal, quando colocamos em uma lista todos os nossos afazeres, fica mais simples organizarmos toda a nossa semana, mês e até mesmo o ano, possibilitando uma gestão a curto, médio e longo prazo.
Com todos os processos alinhados com a equipe, o resultado não pode ser outro além de um fluxo de trabalho muito mais ágil, sem esquecer da qualidade do serviço entregue para o paciente.
Fica também a dica de que os processos da clínica podem e devem se alterar conforme as necessidades forem surgindo. Ou seja, é importante e saudável para a sua gestão que esta padronização seja revista por parte do gestor de tempos em tempos.
Saiba mais sobre isso no artigo: Planejamento: como ter estratégia em sua gestão?
4. Tenha uma boa gestão de RH
A gestão de Recursos Humanos tem um impacto significativo na produtividade dos funcionários. É responsabilidade dessa área garantir um ambiente adequado e agradável de trabalho. Isso manterá toda a equipe motivada, fazendo com que seu tempo no serviço seja mais produtivo.
Uma boa forma de manter a equipe motivada é incentivar e até mesmo investir nos funcionários profissionalmente. Isso significa oferecer cursos, workshops e tudo mais que possa auxiliar no crescimento profissional dos seus colegas de trabalho.
Além de ser um estímulo e tanto, investir nos funcionários é também investir na própria clínica, que contará com mão-de-obra ainda mais qualificada, impactando diretamente a produtividade e a qualidade do serviço oferecido.
Essa ação é válida tanto para os profissionais de saúde da clínica quanto para as secretárias e recepcionistas. Afinal, para um atendimento mais ágil em sua clínica médica, sua secretária deve estar bem treinada e preparada para resolver quaisquer problemas que venham à tona.
A recepção é a primeira impressão que seus pacientes terão de sua clínica, é o primeiro ponto de contato direto com o seu trabalho. Portanto, faça o possível para que seja uma ótima primeira impressão.
O bom atendimento deve acontecer com o cliente que vai até seu consultório e com quem faz contato pelo telefone ou redes sociais. De toda a forma, garanta que seu atendimento acontece de forma atenciosa e cautelosa.
No que diz respeito à agilidade, fica ainda mais fácil quando se utiliza um software de gestão médica como aliado.
5. Disponibilize serviços online e garanta sua produtividade
Quando um processo se torna online, a tendência é que ele se torne mais rápido e eficiente. Portanto, investir em softwares que possibilitem algumas atividades, como agendamento online, envio e retirada de resultados de exames, entre outros, irá economizar muito tempo da sua equipe e do próprio paciente, que irá ver isso como uma vantagem em se consultar na sua clínica. A praticidade oferecida pelo consultório pode ser crucial para fidelizar algum paciente.
Outro serviço que está em voga atualmente e vem conquistando pacientes pela praticidade – e muitas vezes até necessidade – são as teleconsultas. Estas nada mais são do que consultas realizadas via chamada de vídeo entre paciente e profissional de saúde.
As teleconsultas também impactam na produtividade da clínica, pois significam menos pacientes sendo atendidos presencialmente.
A redução do fluxo de pacientes na clínica reduz também o tempo de espera dos outros pacientes que precisam ser atendidos presencialmente, além de desafogar as recepcionistas, que terão mais tempo para focar nos pacientes presenciais e nos seus demais trabalhos.
6. Adote um sistema de gestão
Alcançar altos níveis de produtividade fica fácil quando se utiliza um sistema de gestão especializado. Isso porque ele ajuda a organizar todas as tarefas da clínica, além de automatizar processos e centralizar ações.
Trabalhar numa interface digital tem inúmeras vantagens, como um claro ganho na velocidade dos trabalhos realizados. Além disso, um software de gestão impede que eventuais erros humanos ocorram e atrapalhem o andamento do serviço. Isso pode ser muito sério principalmente no agendamento de consultas e no setor financeiro.
Sem contar que retrabalhos para as correções desses erros gastam um tempo valioso que poderia estar sendo usado para algo mais importante.
Um software de gestão médica geralmente trabalha de forma integrada. Isso significa que as informações estarão dispostas de forma online, com toda a segurança, integrando todos os setores da clínica. Melhorar a acessibilidade a esses dados também otimiza muito o trabalho, consequentemente tornando-o mais produtivo.
Através das ferramentas da Doctor Max, você tem mais controle e gestão otimizada do tempo. As funcionalidades impactam em todos os setores:
- Painel: As principais informações do seu negócio, disponíveis em gráficos e resumos completos para auxiliar na tomada de decisão.
- Clientes: Ficha de cadastro, anamneses, anotações, atestados, receituários, galeria de imagens e documentos. Tudo registrado em um só lugar.
- Agenda: Controle das consultas e dos retornos. Diminuição das faltas e agenda configurável por profissional e tipo de atendimento.
- Prontuário: Acesso às informações completas de seus pacientes com segurança. Orçamento integrado para cobrança de consultas e procedimentos.
- Financeiro: Receitas, despesas, fluxo de caixa, controle de cartões e cheques, emissão de boletos, maquininha de cartão de crédito/débito integrada ao sistema. Muito mais facilidade no controle financeiro de seu consultório.
- Marketing: Ferramentas de captação e fidelização de clientes: mala direta, SMS e envio de e-mails automáticos. Facilitando a comunicação com seus pacientes.
- Relatórios: Inúmeros relatórios para ajudar você a mensurar cada detalhe e gerenciar com sucesso seu negócio. Tome decisões mais assertivas e tenha controle sobre toda a sua clínica analisando os relatórios.
- Ferramentas: Controle de estoque e auditoria, para facilitar o controle de tudo o que é comprado e utilizado em seus atendimentos.
Utilizando um software de gestão para clínicas médicas você ganha mais tempo para se dedicar ao seu lazer, ou até mesmo para fazer especializações da sua área atuante.
A possibilidade de poder checar sua agenda remotamente, de onde quer que você esteja, também ajuda a organizar sua vida pessoal, que fica muito atrelada a agenda médica.
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