Tudo o que acontece dentro de uma clínica médica, depende da gestão de processos.
Todo o dia a dia conta com uma série de etapas, que são a chave de uma gestão eficiente da rotina de trabalho.
A gestão de processos nada mais é do que planejar e estipular de forma clara cada etapa dos processos de uma clínica médica, evitando que sejam cometidos erros e, por conseguinte, o retrabalho desnecessário, dia após dia.
Na teoria, é simples. Porém, gerir processos significa implantar organização, o que pode demandar tempo e esforço mas é ótimo para sua equipe, além de todos os benefícios que traz para o seu paciente.
É inegável: uma clínica médica organizada entrega uma experiência melhor no atendimento ao paciente e isso significa clientes fidelizados, que indicam seu trabalho para familiares e amigos.
Por consequência, seu fluxo de atendimentos segue positivo, e seu caixa traz lucratividade.
Iniciar uma gestão de processos é fácil, mas é algo que não deve acontecer apenas no planejamento. Preparado para colocar em prática e então colher os bons resultados?
Vamos lá!
Quais as principais vantagens da gestão de processos?
- Mais produtividade;
- Redução de custos;
- Encontrar e resolver gargalos de forma rápida e efetiva;
- Menos erros;
- Melhor experiência do cliente;
Confira algumas dicas para garantir uma boa gestão de processos para você médico e sua clínica ou consultório médico:
Mapeie os processos da clínica
Mapear os processos da clínica é o primeiro passo para iniciar uma gestão de processos.
O mapeamento ajudará o gestor a compreender e visualizar todo o funcionamento e cada etapa de cada processo na clínica.
Fazer o mapeamento também fará com que o gestor organize melhor cada processo, especificando quem é responsável por cada etapa.
Também se torna mais fácil identificar oportunidades que otimizar processos e fazer com que a clínica se destaque em relação a concorrência.
Mapear processos é pensar no passo a passo de tudo. Seu atendimento, por exemplo, como ele acontece hoje?
É através do telefone, redes sociais, site da clínica? Quem são os responsáveis pelo agendamento das consultas? Quais são as tarefas que compõem esse processo?
Pense na jornada do seu cliente, desde o atendimento até o pós-consulta e analise todos os processos que estão nesse caminho. É por aí que seu mapeamento começa.
Utilize o mapeamento de processos para melhorar cada setor
Depois de fazer o mapeamento completo dos processos de sua clínica ou consultório médico é hora de utilizar estas informações.
Seu negócio possui diversos setores que podem ser melhorados. Use as informações percebidas e registradas no seu mapeamento para organizar, melhorar e otimizar cada processo.
Como já destacado, mapear permite que o gestor encontre gargalos em diversos processos.
É importante encontrar a melhor solução para cada um destes problemas, melhorando sua performance.
Sua equipe também se torna mais produtiva quando você soluciona e melhora processos!
E isso se reflete em ótimos resultados para a sua clínica ou consultório médico.
Não tenha medo de fazer mudanças! Mas é importante planejar e pensar de forma estratégica em cada uma destas mudanças.
De forma geral, um mapeamento de processos dá ao gestor uma visão ampla de toda a situação do seu negócio.
Mostrando se é necessário contratar mais pessoas, investir em algum setor em especial, ou até mesmo como anda sua situação perante a concorrência.
Pegue seu mapeamento e tome atitudes para melhorar seus processos e se tornar uma clínica ou consultório de alta performance.
Tome decisões baseadas em dados
Ao longo da gestão, não deixe sua organização de processos se perder. Por isso, utilizar relatórios e dados concretos para tomar decisões é a melhor forma de guiar sua clínica médica para o sucesso.
Decisões administrativas tomadas com base em dados reais, e não em achismos, têm menos riscos.
Além disso, a resolução de problemas também será mais certeira, o que traz bons resultados em vários setores da clínica.
Analise regularmente os resultados de sua clínica, no setor financeiro, administrativo e organizacional. Estes dados serão seus guias na gestão de processos.
Mantenha sua equipe motivada
Para gerar bons resultados é essencial poder contar com o suporte e a motivação de toda a sua equipe. É papel do médico gestor manter todos motivados com suas tarefas.
Vale a pena procurar soluções para manter a clínica sempre animada. Abonos salariais, ótimos treinamentos, respeito e valorização dos seus colaboradores costumam ser bem efetivos.
Encoraje a todos e deixe claro o quanto o trabalho deles faz diferença no dia a dia da clínica.
Dê e receba feedbacks
Ter uma comunicação interna eficiente é uma das ferramenta de gestão mais valiosas, impactando todos os processos da clínica ou consultório médico.
Saber ouvir seus colaboradores mantêm todos motivados, uma vez que eles sabem que têm voz ativa dentro da clínica.
Lembre-se: eles também são profissionais e lidam no dia a dia com as funções da clínica.
Portanto, conhecem muito bem os processos e pode ajudar você médico gestor a encontrar soluções melhores para cada etapa.
, conhecem muito bem os processos e pode ajudar você médico gestor a encontrar soluções melhores para cada etapa.
A comunicação entre o médico e a secretária, por exemplo, é essencial para manter todos os atendimentos em dia, e no horário correto. Afinal de contas, atrasos espantam pacientes!
Procure ferramentas práticas como um chat interno. Eles são ótimos para comunicação rápida e centralizada, e podem evitar muitas falhas. Principalmente em relação aos profissionais que lidam com a agenda da clínica.
Saiba delegar funções
Delegar funções faz parte da cultura organizacional da clínica, e evita que confusões sejam feitas no dia a dia.
Também, caso ocorra algum erro em uma etapa específica do processo, fica fácil para você médico gestor, conversar com o responsável e compreender o que aconteceu.
Sempre que ocorrer um erro, procure entender porque ele aconteceu. Isso também faz parte de uma gestão efetiva de processos.
Conte com a tecnologia
A automação ajuda e muito a estabelecer e manter organização nos processos de um negócio. Um sistema de gestão pensado para tornar clínicas médicas otimizadas, facilita o dia a dia de toda a equipe.
A agenda médica no sistema, oferece um controle mais efetivo e sem erros de marcar mais de uma pessoa no mesmo horário.
O médico e a secretária conseguem fazer a conferência dos horários agendados e se organizar para o fluxo de atendimentos.
Ações de controle e lançamento financeiro se tornam automáticos, facilitando o acesso aos dados para controle do gestor.
Toda a administração da clínica em um só sistema, com todas as informações armazenadas com segurança.
Um software médico pode fazer muito por você médico, e sua clínica médica.
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