Com a revolução digital e a evolução dos smartphones, é cada vez mais difícil imaginar nossas vidas sem as redes sociais.
A praticidade e agilidade das comunicações hoje são essenciais no nosso dia a dia, e o Whatsapp é um dos principais motivos disso.
Com suporte para mensagens de texto, gravações de áudio, fotografias, vídeos e até ligações gratuitas, o aplicativo revolucionou a forma de nos comunicarmos.
Não é por nada que o Whatsapp conquistou o primeiro lugar entre os aplicativos mais baixados no iPhone no Brasil. (Dados da Apple referentes ao ano de 2019).
Então, que tal aproveitar essa ferramenta poderosa para fortalecer a comunicação na sua clínica?
Whatsapp no atendimento da secretária
Já vimos como a tecnologia pode garantir que você tenha uma gestão efetiva, mas ela pode melhorar também as ações do dia a dia, como o atendimento da sua secretária.
Veja opções em que o Whatsapp pode ajudar muito no seu contato com os clientes.
1- Confirmação de consultas
Quem trabalha com atendimento a pacientes sabe da importância da confirmação de consultas para a saúde financeira de sua clínica.
Afinal, quando um paciente falta à consulta sem avisar, a clínica deixa de faturar – ou seja, perde dinheiro.
Geralmente, a função de entrar em contato com os pacientes fica à cargo da secretária, mas muitas vezes ela pode acabar perdendo muito tempo do seu dia no telefone e na organização das ligações.
É aí que entra o Whatsapp! Através da agenda de consultas cadastrada no seu sistema Doctor Max, a secretária pode entrar em contato direto com os pacientes, sem precisar de uma organização à parte, cheia de nomes e números de telefone.
No Doctor Max, os nomes, números de telefones e horários de consultas estarão todos reunidos no mesmo lugar, agilizando – e muito – o processo.
Para ajudar ainda mais, veja um exemplo de mensagem que pode ser enviada para a confirmação de consulta, utilizando nomes fictícios.
- Olá, Sr. Cláudio! Tudo bem? Aqui é a Márcia, secretária do consultório do Dr. Flávio. Gostaria de confirmar sua presença na consulta marcada para sexta-feira, às 10:00.
O recado sempre deve ser gentil, direto e nunca invasivo, já que sabemos que um contato humanizado com seus pacientes é cada vez mais importante.
2- Agendamento de retornos
Assim como a confirmação de consultas, a secretária também muitas vezes é a encarregada de agendar os retornos dos pacientes.
Com o Whatsapp, esse agendamento pode ser feito de forma muito mais dinâmica, permitindo ao paciente tempo de verificar sua própria agenda e avisar o horário mais adequado.
Um exemplo que pode ser utilizado e modificado de acordo com a situação é o seguinte:
- Olá, Sr. Cláudio! Tudo bem? Aqui é a Márcia, secretária do consultório do Dr. Flávio. Notamos que sua última consulta aconteceu há mais de um mês e gostaríamos de saber qual seria o melhor momento para marcarmos o seu retorno.
3- Pesquisa de satisfação
A excelência da experiência do paciente pode ser um grande diferencial da sua clínica. Mas para conquistar essa excelência, é preciso saber ouvir seus clientes.
A pesquisa de satisfação é um ótimo caminho para isso, e também pode ser feita através do Whatsapp, dando ao paciente a liberdade para responder de acordo com sua disponibilidade.
4- Avisos
Muitas vezes a clínica precisa entrar em contato com o paciente, para avisar sobre uma alteração de horário, mudança de endereço, datas comemorativas, feriados, promoção ou qualquer outra situação.
O Whatsapp pode ser uma ferramenta poderosa também para isso, permitindo um contato rápido, mas que não incomode o paciente com uma ligação em um horário inadequado.
5- Conteúdo interessante
Quem não é visto não é lembrado, então mesmo que você não precise entrar em contato com o paciente, o Whatsapp pode servir como uma ferramenta para fazê-lo lembrar da sua clínica.
Através dele, você pode enviar reportagens interessantes, dicas de saúde e mostrar o conhecimento que sua clínica tem no ramo em que atende.
Além disso, o Whatsapp também pode ser um bom canal para aplicar um bom marketing médico para pacientes digitais, e também para se mostrar aberto para o diálogo.
Com tudo isso, você garante ,um pós-atendimento, que é um dos pontos mais importantes do processo de fidelização de um paciente.
Mas é importante lembrar: Nunca encha a caixa de mensagem de seu cliente com Spam. Uma ou duas mensagens por mês já são suficientes.
Dicas bônus
Nunca esqueça da importância de usar um whatsapp empresarial para esse trabalho.
Usar seu celular pessoal ou mesmo o da secretária pode dar uma imagem de falta de profissionalismo e também acabar com o seu sossego nos momentos de folga.
Além disso, lembre-se que o Whatsapp não é o único meio digital para fortalecer a sua clínica.
Conheça mais ferramentas digitais para melhorar a gestão de sua secretária e entre em contato com a Doctor Max, para descobrir o que podemos fazer para que sua clínica tenha alta performance.
