Uma gestão de estoque eficiente garante que os equipamentos, produtos e materiais necessários estejam disponíveis para a realização dos procedimentos e atendimentos na clínica.
Esse tipo de organização mostra excelência no serviço da clínica médica, além de resultar na satisfação dos seus pacientes.
Quando a gestão do estoque não é feita corretamente, a clínica fica a mercê de prejuízos no financeiro, além de gargalos no atendimento do paciente.
Oferecer uma boa experiência para o paciente em sua clínica é o caminho do sucesso. Uma vez que se o paciente é bem atendido, ele acaba fidelizado ao seu serviço.
Além do mais, pacientes que têm uma boa experiência com o médico, indicam o mesmo para amigos e familiares.
Gerir o estoque da sua clínica, significa controlar e organizar o mesmo. Possibilitando que todos os processos dependentes deste estoque, aconteçam sem contratempos.
Como você gere o estoque da sua clínica médica? Confira algumas dicas para garantir que você tenha controle de tudo o que você mantém no seu estoque médico:
1. Garanta boas condições de armazenamento
Antes de tudo, é necessário garantir que o espaço físico da sua clínica ou consultório médico oferece o espaço adequado para o armazenar os produtos e materiais do seu estoque médico.
Muitos dos medicamentos e produtos utilizados no atendimento na saúde requerem condições especiais de armazenamento.
Esta é a única maneira de assegurar a segurança e qualidade destes medicamentos.
Essas condições ideais de armazenamento incluem os seguintes cuidados:
- Espaço suficiente para que os materiais e produtos fiquem guardados.
- Organização e disposição que possibilite fácil acesso, sem a necessidade de empilhamento de produtos mais delicados e frágeis;
- Disponibilidade de geladeiras e refrigeradores adequados para armazenar medicações e produtos que exigem temperatura baixa;
- Espaços protegidos da luz para os produtos que exigem esse cuidado;
- Limpeza frequente no local de armazenamento, de acordo com as leis da vigilância sanitária.
Esses cuidados garantem que os materiais não sejam descartados por mau uso antes da hora.
Além do mais, quando o estoque está desorganizado não é possível visualizar quais são os produtos que realmente precisam ser comprados para repor.
O que gera compras de materiais, que automaticamente se tornam um gasto desnecessário.
2. Faça a contabilização do inventário
O segundo passo é contabilizar o inventário da sua clínica médica.
A contabilização do inventário é feita através da contagem de todos os produtos que a clínica possui no estoque.
Isso permite que aconteça o controle e a gestão do estoque da maneira ideal.
Esse é um processo um pouco trabalhoso, mas ele não precisa ser feito com tanta frequência, principalmente se a organização for mantida por todos que tem acesso ao estoque.
Contabilizar o inventário também permite que o gestor calcule o custo de seus procedimentos, e o valor investido no estoque.
Vale destacar que não se pode deixar de validar essas quantidades por meio dos relatórios de compra e venda da clínica. Isso ajuda a organizar as finanças de sua clínica também.
Essa conferência e contagem de materiais e produtos poderá ser utilizado pelo gestor como um guia para as futuras compras necessárias.
3. Estabeleça uma padronização em seu estoque
O processo de padronização é muito importante para a gestão. Principalmente na gestão de estoque, porque ajuda a evitar que erros sejam cometidos no dia a dia, e mantém a organização.
Padronizar significa criar um esquema para a organização dos produtos. É importante que se leve em conta quais são os materiais mais utilizados, assim como sua forma de armazenamento.
Para estabelecer uma padronização no seu estoque médico, leve em conta as seguintes dicas:
- Organize os produtos perecíveis por ordem de validade, para evitar a perda do material;
- Organize os produtos pelo uso de etiquetas com cores (ex: medicamentos com etiqueta amarela, produtos descartáveis com etiqueta azul);
- Organize os produtos de acordo com os procedimentos (ex: produtos para a realização de limpeza de pele, produtos para a retirada cirúrgica de uma pinta);
- Organize os produtos em ordem alfabética.
É muito importante que todos os funcionários que utilizam o estoque da sua clínica médica, compreendam a padronização estabelecida.
Uma boa dica é fazer esta organização junto deles, para que todos possam opinar e ajudar nesta tarefa.
4. Faça controles e conferências periódicas
A periodicidade no controle e na conferência dos produtos do seu estoque, deve ser estabelecida pelo gestor.
Mesmo porque, a reposição de alguns produtos será feita com mais frequência do que outros, e apenas a periodicidade do controle garante a organização.
Estabeleça um tempo médio entre uma conferência e outra.
Também deve ser feita a contabilização dos itens em períodos pré-definidos.
Esse controle permite que o gestor faça a verificação da organização dos produtos e dos registros de entrada e saída do estoque médico.
A periodicidade deve ser definida de acordo com características própria da clínica.
Portanto, fique atento ao número de atendimentos feitos diariamente, e aos procedimentos que requerem produtos e materiais do estoque da sua clínica.
O controle do estoque ajuda a reduzir custos desnecessário da sua clínica.
5. Analise seu giro de estoque
Indicadores são bem importantes para garantir uma gestão eficaz. O principal indicador para análise do seu estoque é o Giro de Estoque.
O giro de estoque mede a rapidez que o inventário de uma empresa está sendo vendido.
Esta ferramenta reflete a eficiência geral da cadeia de suprimentos passando do fornecedor, até o atendimento ao seu paciente.
De forma geral, existem dois itens que devem ser considerados no controle do estoque médico da sua clínica:
- Quanto menor o estoque, menor a necessidade de capital imobilizado;
- A clínica nunca deve estar em falta de produtos e materiais para atender seus pacientes.
Para garantir que o seu estoque médico apresente o equilíbrio necessário, aplique a seguinte fórmula para calcular seu giro de estoque:
Giro de Estoque = Total de produtos e materiais utilizados / Volume Médio do Estoque
6. Utilize um software de gestão em sua clínica médica
A gestão eficiente do estoque da sua clínica médica, é apenas um dos pontos sobre a gestão de todo o seu negócio.
A utilização de um software para garantir que todos os processos sejam feitos corretamente, se torna ideal para qualquer clínica médica que procura uma boa performance perante sua concorrência.
A melhor maneira de garantir o registro impecável e realizar a gestão eficiente de todos os setores, inclusive do estoque, é com a utilização de um software de gestão.
A utilização dos softwares de gestão trazem benefícios como:
- Mais agilidade nos processos de controle e gestão;
- Mais confiabilidade das informações e dados registrados;
- Maior segurança no armazenamento das informações referentes ao estoque;
- Mais produtividade nos processos da clínica.
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