Erros de gestão são comuns. O dia a dia não é perfeito e a gestão médica muitas vezes se entrelaça com a profissão médica.
Porém, sendo você o médico e gestor da sua clínica ou não, a gestão de um consultório médico precisa acontecer de forma efetiva para a clínica ou consultório como um todo permanecer firme no mercado.
Afinal, mesmo que seu consultório tenha como foco principal ajudar pessoas, ele é uma empresa e também precisa muita atenção para que sua gestão seja traga lucratividade.
O dia a dia de um consultório vai muito além do atendimento ao paciente.
Mesmo isso sendo o papel principal e essencial para a manutenção e crescimento do negócio, existem outras demandas que devem ser resolvidas pelo gestor.
Pensando nisso, este artigo traz os principais erros de gestão médica que você precisa conhecer, aprender a reconhecer e evitar a todo o custo na sua clínica ou consultório médico.
Quer saber quais são?
Então, boa leitura!
1. Falta de foco no relacionamento com o paciente
Um dos maiores erros cometidos pela gestão de uma clínica médica é não investir em um bom relacionamento com seus pacientes.
Assim como uma empresa no varejo depende dos compradores para se sustentar, um consultório depende de seus pacientes para criar um bom fluxo de atendimentos e garantir que as contas fechem positivamente no fim do mês.
Se seus pacientes são a razão de existir da sua clínica, nada mais justo que cuidar bem deste relacionamento, não é mesmo?
É por essa razão que todos os profissionais que realmente desejam ter sucesso com seu consultório, precisam proporcionar a melhor experiência para as pessoas que buscam atendimento em seu estabelecimento e para quem os acompanha.
Na maior parte das vezes, quem busca um serviço médico está passando por um momento de fragilidade, seja pela própria saúde ou pela de um amigo ou familiar.
A fim de evitar o erro, invista em uma comunicação clara e aberta com seus pacientes.
Isso desde o atendimento feito pela secretária, até o momento da consulta, ouvindo sempre com muita atenção.
Seu atendimento é seu carro chefe e esse processo precisa ser tratado com carinho dentro da sua clínica.
Seu paciente precisa se sentir confortável, seguro, em um ambiente que transmita esses sentimentos.
A melhor opção é estabelecer um canal claro para possibilitar a troca de informações, oferecer o atendimento mais humanizado e atencioso.
Levando em conta as particularidades de cada um dos pacientes, focando sempre em apresentar as soluções para as demandas dos mesmos.
2. Atendimento da recepção desorganizado
Como funciona a sua recepção hoje?
Na grande maioria das vezes, o primeiro contato do paciente com o estabelecimento acontece por meio dos funcionários da recepção,
Seja através de um telefonema ou na vinda do paciente até o consultório.
É impossível ignorar o trabalho destes profissionais.
Para prestar um atendimento atencioso e de qualidade aos pacientes, a primeira coisa que deve fazer é:
contratar alguém que seja de fato qualificado para trabalhar na recepção, ou que tenha experiência com a função.
Outro ponto importante no que diz respeito ao atendimento da recepção, é a oferta de condições de trabalho adequadas às demandas como: estrutura, tecnologia, treinamentos e softwares de gestão.
Com sua equipe amparada pelos treinamentos e as condições necessárias à disposição, ela estará preparada para receber o paciente da melhor forma.
Garantindo agilidade e atenção no atendimento a fim de evitar erros e mostrando empatia com a situação dos pacientes.
3. Não planejar e organizar o setor financeiro
As finanças do estabelecimento precisam apresentar resultados positivos.
Esta é a única garantia de que sua clínica médica continuará de portas abertas.
Porém, se não houver um planejamento aliado a organização deste setor, dificilmente será possível alcançar bons resultados.
Por isso, é importante que você não cometa o erro de não planejar e organizar seu fluxo de caixa.
A melhor forma de evitar desorganização no setor financeiro envolve efetuar o registro correto de todas as entradas e saídas (de dinheiro ou cartão).
Além de estimar as despesas mensais e, por fim, se preparar para grandes investimentos, como melhorias e aquisição de tecnologias para a clínica.
A chave mestra aqui é um detalhe que parece insignificante, mas que faz toda a diferença: jamais misture as finanças pessoais com as da clínica!
Este tipo de comportamento é adotado com muita frequência por gestores inexperientes.
Isso tende a prejudicar a saúde financeira da clínica, comprometendo os seus investimentos e seus lucros a longo prazo.
4. Falta de investimento em marketing
Para que um negócio tenha clientes é preciso que as pessoas saibam que ela existe, correto?
O mesmo acontece na sua clínica médica.
Para que os pacientes o procurem por você, eles precisam saber que você está a disposição deles.
É aí que entra o Marketing. Ele é a ferramenta que vai garantir que você alcance mais pessoas na área de clínicas e consultórios médicos.
É através dessa ferramenta que você ganha relevância de mercado, deixa sua marca bem estruturada e também fideliza seus pacientes.
Vale destacar que existe uma regulamentação do Conselho Federal de Medicina e, portanto, a publicidade médica precisa seguir algumas regras.
Em contraponto, existem muitas opções e ações que podem ser desenvolvidas em sua clínica médica que trazem resultados muito positivos.
Hoje em dia é impossível pensar em um profissional que não tenha presença digital.
Por essa razão, médicos e outros profissionais da saúde podem usar as redes sociais (Instagram, Facebook, por exemplo) para se aproximar do seu público e criar um canal de comunicação mais efetivo com pacientes e futuros pacientes.
Outra opção é criar um site profissional onde que estejam disponíveis informações de contato, especialidade clínica, títulos e o número do registro no conselho.
Mas o que pode vir a movimentar de fato seu site, e por fim sua clínica, é um espaço para um blog no qual você compartilhe conteúdos relevante sobre sua especialidade para o paciente.
5. Não usar tecnologia
A tecnologia facilita a vida das pessoas e quando falamos de empresas os benefícios são ainda maiores.
Isso significa que investir em um software de gestão desde o início é uma ótima ideia.
Softwares são capazes de facilitar o trabalho dos gestores e te ajudam a economizar dinheiro, já que ele faz diversas funções de maneira rápida, e automática.
Um software de gestão de clínica médica reúne funcionalidades muito importantes para a organização do estabelecimento que fazem com que o atendimento ao paciente seja muito mais rápido e otimizado, ou seja, melhor.
Uma dessas funcionalidades é a agenda e prontuários online.
Depois de confirmar a consulta, você pode enviar SMS com datas e horários, a fim de confirmar e lembrar o paciente de sua consulta.
Com essa agilidade, os recepcionistas ganham mais tempo para se dedicar a oferecer um atendimento melhor aos pacientes que esperam pela consulta e organizar outros processos.
Outro grande benefício é a possibilidade de administrar as finanças por meio do fluxo de caixa com o software de gestão.
Assim, toda movimentação financeira da clínica fica centralizada em um único lugar, permitindo mais exatidão e previsibilidade de recursos.
Integração de dados
O software de gestão também é capaz de integrar os dados dos pacientes juntando todas as suas informações de forma organizada em um arquivo online que pode ser acessado por pessoas autorizadas em qualquer lugar e hora, com segurança.
Além do mais, esse tipo de sistema oferece soluções para desenvolver estratégias de marketing e, por fim, melhorar a visibilidade do consultório.
Lembre-se: uma boa gestão é a base para que sua clínica tenha um bom desempenho e se destaque diante de clínicas concorrentes a sua especialidade.
Portanto, é necessário que você conte com ferramentas que, de fato, façam a diferença sua gestão.
E principalmente, lhe ajudem a reduzir e evitar erros dentro do seu consultório, garantindo o sucesso e a lucratividade!
