Imagine uma situação: você está cansado e resolve tirar umas férias em uma cidade de praia. Então você pega seu carro e simplesmente vai! Mas, no calor do momento, você não planejou a viagem. Você não sabe onde vai ficar nessa cidade, não sabe o que vai comer, quanto dinheiro vai gastar, quanto tempo vai passar por lá…
Então, ao chegar nas tão desejadas férias, você provavelmente vai acabar passando horas procurando um hotel, um restaurante realmente bom, quais os melhores pontos turísticos do lugar. Ou ainda, você pode nem chegar lá, porque não se planejou direito e esqueceu de abastecer o carro.
Essa é uma história um tanto exagerada, mas serve como um exemplo: todos esses problemas seriam evitado com um bom planejamento. E na gestão médica a situação não é tão diferente!
Planejamento de gestão para médicos: por que ele é importante?
O planejamento é absolutamente essencial para a gestão de clínicas e consultórios. Como no exemplo das férias, qualquer trabalho médico que negligencie uma organização prévia tende a fracassar em alguns de seus objetivos.
Sem um plano de negócios em sua clínica médica, você fica à mercê de diferentes problemas. Você não vai saber se seus atendimentos estão sendo suficientes, se o posicionamento de mercado da sua clínica é positivo, se o estoque de materiais precisa ser reabastecido, entre muitas outras questões que vão acabar gerando dificuldades em sua gestão.
Para piorar, se você não tiver um planejamento financeiro adequado, sua clínica pode acabar enfrentando dificuldades bastante sérias, com um fluxo de caixa muito baixo e pouca rentabilidade.
Confira também: 7 fatores que garantem a saúde financeira do seu consultório médico
Assim, podemos entender que o planejamento é o caminho para você ter uma gestão estratégica, e essa é sua grande importância para o trabalho médico.
O planejamento promove:
- Visão estratégica do futuro;
- Melhorias no atendimento;
- Organização interna;
- Agilidade nos processos da sua equipe;
- Manutenção dos materiais e equipamentos;
- Mais rentabilidade;
- Maior flexibilidade para lidar com crises;
- E muito mais!
Além disso, você pode organizar sua clínica para estar preparada para lidar com um paciente digital cada vez mais digital.
Planejamento médico em tempos de crise
Uma gestão médica sem planejamento pode até funcionar por algum tempo. Sua rentabilidade vai ser menor, você e sua equipe vão trabalhar em dobro e seu paciente vai notar certa falta de profissionalismo. Ainda assim, esse tipo de gestão é possível – mas só enquanto não aparecer uma crise.
Percebemos isso quando começou a pandemia do coronavírus no Brasil. Consultórios que já tinham um planejamento e que readaptaram esse plano para se adequar à nova realidade, estão agora saindo fortalecidos e prontos para lidar com novas dificuldades.
Já aqueles gestores que não tinham um planejamento e nem conseguiram planejar quando a pandemia chegou, enfrentaram uma crise muito maior. Muitos deles ficaram pelo caminho, e outros estão saindo tão enfraquecidos que uma pequena crise financeira agora pode ser o fim de sua gestão médica.
É muito importante pensar nisso, ainda mais porque estamos em um momento de retorno dos atendimentos presenciais. Temos uma certa retomada da normalidade, mas também estamos enfrentando a possibilidade de uma séria crise financeira.
Por isso, para ter uma gestão médica com eficiência e um bom atendimento no pós-COVID-19, é preciso levar o planejamento muito a sério.
Com ele, você vai conseguir:
- Reorganizar seu financeiro;
- Prever novas dificuldades;
- Melhorar o atendimento, com consultas presenciais e por telemedicina;
- Reduzir gastos;
- Adaptar sua clínica para garantir a segurança de todos;
- Aumentar sua renda para se recuperar da crise.
Quais fatores do planejamento o médico gestor precisa levar em conta nesse momento?
Um bom planejamento médico envolve diversos fatores que vão fazer uma diferença muito grande na gestão de clínicas e consultórios. A atenção bem dada a cada um destes elementos pode transformar o seu trabalho a médio longo prazo.
Planejamento financeiro
Como já vimos, o planejamento financeiro é essencial para garantir a rentabilidade e também a sobrevivência da sua clínica médica.
Esse planejamento envolve conhecer bem seu fluxo de caixa, além de calcular uma média de consultas realizadas e dinheiro obtido com elas. Também é importante saber suas despesas mensais, tanto nos custos fixos quanto nos variáveis, e elaborar metas.
Para isso tudo, você precisa de relatórios e dados de sua gestão, que são facilmente disponibilizados por um bom software de gestão médica, como o Doctor Max.
Além disso, também é preciso levar em conta a importância da contabilidade para sua clínica médica. Através dela sua clínica vai estar adequada à legislação e as tributações, e ainda vai economizar, evitando de pagar impostos desnecessários.
Marketing
Um consultório médico de sucesso precisa ter também uma excelente gestão de marketing. Afinal, é através do marketing que você consegue conquistar pacientes novos, fortalecer o relacionamento com eles e melhorar a imagem da sua clínica.
Mas marketing também envolve planejamento. Junto à organização financeira, preveja quanta verba pode ser dedicada ao setor e já decida em quais meios sua clínica vai aparecer.
Planeje com antecedência quanto dos seus investimentos irá para o marketing offline (como outdoors, jornais, televisão, etc) e quanto vai ser destinado a campanhas online.
Programe assuntos para postar nas suas redes sociais, campanhas para investir e muito mais – o planejamento faz com que todo o processo seja muito mais eficaz.
Além disso, também é importante planejar metas e objetivos, para realmente acompanhar se seu marketing está conquistando resultados.
Planejamento de agenda e o atendimento digital
Nos últimos meses, clínicas e consultórios médicos têm podido usar as possibilidades da teleconsulta para seus atendimentos.
Através dessas consultas a distância, é possível acompanhar melhor o tratamento de seus pacientes e oferecer um cuidado mais personalizado para eles.
No entanto, também se tornou necessário organizar melhor sua agenda e ter um planejamento desses atendimentos onlines para o paciente. Você deve antecipar quais consultas devem ser presenciais e quais podem ser feitas por videochamada.
Assim você mostra muito mais profissionalismo e tem mais eficiência e prontidão na hora de realmente atender seu paciente.
Para isso, vale a pena contar com uma boa agenda digital, como a proporcionada pelo Doctor Max.
Planejamento de gestão
Este é o planejamento mais abrangente na gestão médica. Ele envolve os demais, mas também inclui:
- Organização da equipe: a definição das responsabilidades e competências de cada colaborador na gestão da clínica;
- Análise de pontos fortes e fracos na gestão: a análise de sua clínica como um todo, para saber quais processos precisam melhorar;
- Definição de metas: um planejamento que busca melhorias precisa ter esses objetivos bem desenhados;
- Planejamento de compras: envolve a organização do estoque e também sua gestão financeira, para comprar o que realmente precisa, sem gastos desnecessários.
- Criação de uma identidade: a definição da missão, visão e valores da clínica, para que toda sua equipe possa trabalhar em consonância rumo aos objetivos;
Defina planos de ação
Todos os planejamentos médicos que mencionamos precisam funcionar de maneira integrada, de forma a melhorar a gestão da sua clínica, evitar crises e garantir o crescimento.
Mas, para integrar os setores e realmente alcançar suas metas é essencial definir planos de ação.
De forma resumida, os planos de ação são quase como “receitas”. Eles são guias que mostram o que a equipe da clínica deve fazer para alcançar o objetivo.
Isso deve incluir a delegação de responsabilidades para diferentes colaboradores, a determinação das campanhas de marketing, os cálculos financeiros e muito mais.
Assim, você terá as metas, que mostram onde sua clínica quer chegar, e os planos de ação, para que você possa ver os caminhos para realmente chegar lá.
Uma gestão médica mais digital
O mundo está cada vez mais digital. Por isso, hoje contamos com ferramentas para ajudar muito na gestão médica e também no seu planejamento.
No entanto, também temos muito mais exigências, já que seus concorrentes também estão aproveitando as vantagens, e que seus pacientes estão acostumados com processos mais digitais.
Por isso, é preciso focar em ter uma clínica mais digital, ainda mais nos momentos de pós-pandemia. Pensando nisso, preparamos um conteúdo especial sobre o assunto. Confira:
