Organização é um dos principais pilares para que a sua clínica ou consultório médico seja mais produtivo.
Quando tratamos em melhorar a organização, estamos falando de um processo complexo. E, por este motivo, que deve-se ter muita atenção em todos os fatores que podem ser otimizados pela organização.
Por isso, se você continuar lendo esse artigo, iremos simplificar os processos de como melhorar a organização no seu negócio.
Recepção
Muito da avaliação da clínica ou consultório médico está na visão e experiência do paciente durante o momento de espera da consulta, tratamento ou cirurgia.
Realize um teste: entre no seu consultório ou clínica como se fosse um paciente, faça todo caminho do paciente até a recepção.
Depois disso, anote todos os fatores que contribui para desorganização da recepção, desde o tempo de atendimento prolongado, motivos de estresse das recepcionistas e do paciente.
É isso mesmo! Para tomar uma ação de melhoria você precisa identificar os impasses.
Só é possível chegar na solução entendendo os detalhes do problema.
Contudo, é importante não prender suas ações no problema, mas sim nas soluções.
Lembre-se: os detalhes do problema servem como material para tomada de ações para melhorar a organização e não para encontrar culpados ou justificativas.
AGORA É O MOMENTO DA AÇÃO!
Suponhamos que você identificou que a recepção tem os seguintes problemas que podem ser minimizados por organização:
- desorganização da área de trabalho da recepcionista (isso influencia na produtividade);
- longas filas de espera (também pode ser minimizado por organização);
- ambiente de espera dos pacientes está sujo (ter tudo limpinho é obrigação do seu consultório ou da sua clínica, por isso observe todos os detalhes).
Primeiro: como organizar a área de trabalho da recepcionista?
Para isso, peça a ela que elimine a produção de papel e centralize toda produtividade no software de gerenciamento.
Há ainda muitas secretárias de consultório e clínicas médicas que não sabem utilizar softwares e tecnologias da informação.
Por este motivo, para melhorar a organização invista em um software completo e intuitivo (simples e fácil de usar).
Caso o problema esteja na secretária é importante investir na qualificação desse profissional.
Peça, pelo menos, para fazer cursos de informática básica, língua portuguesa e matemática.
Segundo: como diminuir o tempo e o tamanho das filas de espera?
Agenda, status de atendimento, cadastro de pacientes, TMA (Tempo Médio de Atendimento) são informações essenciais para que você minimize esse problema.
AGENDA
Se você quer melhorar a agenda da sua clínica ou consultório é preciso estar com ela totalmente digital, integrada ao seu software de gerenciamento.
Além de mais produtividade, com uma agenda digital a comunicação entre médicos e secretárias fica muito mais clara e ágil. Podendo compartilhar o status do atendimento do paciente na velocidade de um click.
CADASTRO DE PACIENTES
Cadastrar um paciente é uma tarefa que pode se tornar complicada a partir do momento que você faz isso de forma manual.
Por isso, é fundamental migrar para um software de gerenciamento que possua um cadastro completo e fácil de ser preenchido.
Limpeza é fundamental
Existem uma metodologia que pode te ajudar na organização, e principalmente na limpeza do ambiente da sua clínica ou consultório médico. Ela é chamada de metodologia 5S.
Cinco é quantidade e S é a inicial para Senso, ou seja, 5 sensos. Vamos explicá-los abaixo:
- Senso de utilização, trata-se da utilidade das ferramentas de trabalho. É fundamental para mais organização utilizar só aquilo que é útil;
- Senso de disciplina, diz respeito à periodicidade em que esse ambiente é checado para otimizar a organização;
- Senso de organização, se relaciona com a filosofia de vida organizacional que você leva. Antes de tentar organizar seu negócio, comece organizando sua cama ao acordar;
- Senso de saúde, é a conscientização de que a qualidade de vida é fundamental para que haja mais harmonia no ambiente de trabalho. Isso imprescindível para você que trata da saúde de outras pessoas.
Nossa dica para começar a melhorar a limpeza do ambiente é iniciar uma ação de divulgação para que de todas funcionários comprem esses conceitos como filosofia de vida.
Tecnologia
O objetivo da nova era tecnológica é aumentar a velocidade dos processos, mantendo sempre a eficiência.
Como você já sabe, a tecnologia e medicina andam lado a lado desde os primórdios da humanidade.
São duas áreas que se complementam para ajudar a vida dos pacientes.
Por este motivo é fundamental analisar os processos de gerenciamento que você tem na sua clínica, para saber o que pode ser otimizado pela tecnologia.
Quando falamos em gestão, estamos nos referindo em como organizar o financeiro, estoque de materiais, as contas a pagar e receber, agenda, os prontuários médicos e anexos dos pacientes.
Toda organização em apenas um único lugar: o seu software Doctor Max.
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Por fim…
Entender organização como filosofia de vida é a primeira iniciativa para você alcançar o sucesso na sua clínica ou consultório médico.
E não basta apenas você (o médico e gestor) se tornar mais organizado, essa é uma ideologia que todos os funcionários do negócio devem saber e seguir.
Por isso, selecione cuidadosamente o perfil dos profissionais que sua clínica ou consultório contratará. Além disso, qualifique os colaboradores que já estão atuando.
Também é importante destacar que melhorar a organização da gestão sem tecnologia, não tão eficiente.
Gestão e tecnologia combinadas te proporcionará mais lucratividade, organização e tempo para você aproveitar com a família.
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