Ser a recepcionista de uma clínica ou consultório médico não é uma tarefa simples. Seu dia pode ir de completa calmaria para uma correria num piscar de olhos.
Estando a mercê de uma volatilidade tão grande diariamente é necessário que se estabeleça uma organização nas tarefas e processos desenvolvidos.
Além de lidar com os atendimentos e agendamentos feitos diretamente com os pacientes, recepcionistas também são responsáveis por algumas tarefas administrativas. Por ser responsável por diversas funções, por vezes ficam sobrecarregadas.
Para ajudar esta profissional na gestão de suas tarefas e organizações de processos, separamos essas dicas.
Levando elas em conta, você recepcionista de consultório ou clínica médica vai melhorar sua performance e também a forma como lida com situações complicadas no seu dia a dia. Acompanhe:
Determine quais são suas prioridades
É importante começar seu dia eliminando as tarefas mais urgentes. Elas devem ser as primeiras a serem feitas.
Estas tarefas costumam ser ligações para pacientes que não retornaram a você anteriormente, ou até mesmo o pagamento de algumas contas.
Feito isso, determine quais são as tarefas que devem ser feitas no dia.
Por vezes a agenda cheia vai impedir que todas as tarefas sejam feitas. Mas mantenham em mente que nem todos os dias da semana contam com uma agenda lotada.
Então você terá tempo em um outro dia, ou deixe esta tarefa como urgência para o dia seguinte!
É possível utilizar aplicativos para ajudar a organizar as tarefas do dia. Dessa forma você não irá esquecer nenhuma tarefa.
Otimize seu tempo
Ao priorizar suas tarefas e organizar as atividades, você estará otimizando o seu tempo.
Mas para garantir que você faça isso de melhor maneira, outras práticas podem ser feitas por você.
Organize suas atividades de acordo com a agenda do consultório. Verifique quais são os dias em que a agenda está mais livre e se organize para fazer as tarefas que demoram mais neste dia.
Dessa forma, você saberá se organizar e aproveitar o seu tempo da melhor forma possível.
Procure controlar de forma eficiente as atividades da clínica
Sua principal tarefa é manter a agenda médica organizada e atualizada. Mas as tarefas do setor financeiro e administrativo não devem ser deixadas de lado!
Por isso a organização é tão importante. Organize um calendário com os dias de pagamentos.Tenha sob controle os fornecedores, o estoque e os principais comandos da clínica.
Se você é a responsável por estas funções, por meio desse controle mais atencioso, suas tarefas e compromissos não serão feitos com atraso.
Faça uso da tecnologia
A tecnologia é o melhor auxílio no seu dia a dia. Ele ajudará a manter a sua rotina e a de todo o consultório, ou clínica médica, organizada.
Softwares podem oferecer agendas online, prontuários eletrônicos, praticidade para controlar o setor financeiro e administrativo. Ele otimiza as tarefas e tem o poder de revolucionar a sua rotina.
As principais funcionalidades aliadas do seu dia a dia serão:
- Agenda online;
- Confirmação via SMS;
- Controle do fluxo de caixa online;
- Acessibilidade às informações ágil.
Uma recepcionista é responsável por diversas tarefas essenciais no dia a dia de um consultório ou clínica médica.
Por isso é tão importante contar com um software que realmente auxilie na rotina de trabalho.
Conheça as funcionalidades do software de gestão Doctor Max, e descubra as funcionalidades que torna suas tarefas rápidas e você mais eficiente!
